Eisen en wensen van boekhoudsoftware opstellen
Gedurende het gehele selectie- en implementatietraject spelen eisen en wensen een belangrijke rol. In dit artikel maakt u kennis met diverse facetten van het opstellen van uw eisen- en wensenlijst. Een complete vragenlijst treft u aan in het Handboek Softwareselectie. Geef uw volle aandacht aan deze fase van het selectieproces. Mist uw nieuwe boekhoudpakket straks een belangrijke functionaliteit, dan is het hoogstwaarschijnlijk in deze fase fout gegaan.
Voorbereiding: analyseer de huidige situatie
De selectie van boekhoudsoftware begint met een goede analyse van de huidige situatie. Mede hierop baseert u later uw eisen- en wensenlijst. Inventariseer bij zoveel mogelijk medewerkers die straks met de nieuwe administratie software te maken krijgen wat zij als voor- en nadelen ervaren van de huidige situatie. Houd interviews en stel de juiste vragen.
Wat zijn nu bronnen van ergernis? Wat werkt juist voortreffelijk? Welke functies worden gemist? Geef medewerkers eens de opdracht een week lang bij te houden wat de plussen en minnen zijn. Waar lopen de toekomstige gebruikers nu telkens tegenaan? En wat moet vooral behouden blijven?
Breng het proces in kaart
Analyseer en evalueer uw administratieve processen. Breng in kaart hoe de werkwijzen zijn, hoe de financiële administratie zich verhoudt tot andere bedrijfsprocessen, wie daarbij betrokken is en hoe informatiestromen lopen. Kortom, ga er eens goed voor zitten om de sterke en zwakke eigenschappen van uw administratieve organisatie beter te leren kennen.
Definieer de gewenste situatie
Na uw analyse van de administratieve organisatie, denkt u na over hoe deze eruit zou moeten zien. Hoe zijn de toekomstige processen en welke gevolgen heeft dat toekomstbeeld voor uw informatiebehoefte? Wat blijft zoals het is? Wat wordt als aanvulling gewenst? U stelt eenduidige, realistische én meetbare doelen.
Definieer toepassing
Administratie en in het bijzonder de financiële administratie kent veel verschijningsvormen en toepassingen. Natuurlijk is het van belang om vooraf exact te bepalen waarvoor u het nieuwe softwarepakket wilt gebruiken. Bovendien moet u vooraf nagaan welke boekhoudmethoden door het nieuwe administratie pakket ondersteund moeten kunnen worden.
Grofweg kunt u financieel administratieve pakketten indelen in twee categorieën. Pakketten voor algemene boekhouding en pakketten die daar nog analytische boekhouding aan toevoegen. Algemene boekhouding is het rekenkundige deel van de boekhouding. Ongeacht of de boekhouding u zelf nuttige informatie oplevert, bent u verplicht deze boekhouding te voeren. De algemene boekhouding spitst zich toe op kosten en opbrengsten. Analytische boekhouding daarentegen, gaat een paar stappen verder.
Analytisch boekhouden is veel meer gericht op het genereren van managementinformatie. Softwareoplossingen waarmee dit mogelijk is, zijn complexer dan algemene financiële software. Bovendien, om de gegenereerde informatie van deze analytische pakketten goed te kunnen interpreteren, is voldoende financiële kennis noodzakelijk. Wat wenst u?
Definieer functionaliteit
Wat moet de boekhoudsoftware kunnen? Zijn er ook andere taken of functies die voor nieuwe software in aanmerking komen. Wat is wenselijk en wat is noodzakelijk? Al uw wensen met betrekking tot de mogelijkheden die u met het nieuwe boekhoudpakket heeft, definieert u onder functionaliteit. Kom niet in de verleiding om aspecten aan te geven die wel handig zijn, maar die u eigenlijk niet nodig heeft. Oriënteert u zich eens op diverse ‘grotere’ softwareoplossingen. U maakt dan kennis met de talloze functionaliteiten die met administratie software realiseerbaar zijn. Stel uit alle mogelijkheden die u tegenkomt uw eisen en wensen vast.
Technische configuratie
U kunt van alles willen, maar de technische infrastructuur legt u beperkingen op. Natuurlijk kunt u ervoor kiezen de inrichting van uw automatisering drastisch te veranderen. Welke eisen, die het gevolg zijn van uw hardware configuratie, stelt u aan de boekhoudsoftware?
Managementinformatie
Als alle financiële kerngegevens bekend zijn, is de stap naar een analyse van deze gegevens niet al te groot. Gegevens bundelen, vergelijken, samenvatten en visualiseren vergroot het inzicht in ontwikkelingen, trends en uw actuele financiële positie. Hoe verfijnder de analysemogelijkheden, hoe complexer de mogelijkheden met het pakket en des te hoger is de kans om hieruit waardevolle informatie te destilleren. Welke managementinformatie wenst u?
Compatibiliteit
De implementatie van nieuwe boekhoudsoftware betekent ook een integratie met uw bestaande hard- en softwareoplossingen. Aan databases, het operating systeem en externe koppelingen stelt u daarom eisen, zodat de uitwisselbaarheid van gegevens gewaarborgd is.