Administratie software adviseurs, helpende handen en belanghebbenden
Bij de keuze en implementatie (selectietraject) van nieuwe administratie software kunt u te maken krijgen met diverse adviseurs, helpende handen en belanghebbenden. Hieronder leest u welke spelers een (belangrijke) rol kunnen hebben in het selectietraject en u wellicht verder kunnen helpen.
Interne partijen
Bij de samenstelling van het projectteam had u er al rekening mee gehouden dat die een goede doorsnede bevat van alle interne betrokkenen bij de aanschaf van nieuwe administratie software. Maakt uw bedrijf deel uit van een groep van bedrijven, dan kan het nodig zijn ook bij die partijen te informeren naar hun gedachten over financieel beheer en de aanschaf van nieuwe financiële software.
Uw eigen netwerk
Collega-ondernemers, klanten, toeleveranciers of privé-contacten kunnen allemaal wellicht een inspirerende bijdrage leveren aan uw selectieproces. Informeer naar ideeën en ervaringen. Er zijn vast interessante aanbevelingen voor u bij.
Bedrijfsadviseurs
Uw business consultant of accountant kennen de praktijk bij veel andere bedrijven. Vraag naar hun visie. Hebben zij zich niet op een of andere manier verbonden aan een bepaald financieel pakket, dan kunt u hun tips en afraders ter harte nemen. Laat ook uw eisen- en wensenlijst zien. Wellicht voegen uw raadgevers nog iets toe, waar u zelf nog niet aan gedacht had.
Consultants
Vindt u het maken van de keuze voor nieuwe administratie software lastig, dan zijn er diverse adviseurs die u graag met raad en daad terzijde staan. Zij helpen u bij de selectie, doen onderzoek naar alle applicatiemogelijkheden en brengen – als het goed is – onafhankelijk advies uit bij lastige keuzes. Ook softwareleveranciers presenteren zich soms als consultant. U mag dan natuurlijk twijfelen aan de objectiviteit van hun advies, wat niet betekent dat het advies slecht is. Beter is het wellicht om te kiezen voor een onafhankelijke consultant. Trekt u in ieder geval referenties na.
Leverancier van standaard administratie software
Deze verkoopt u de administratie software in de vorm van een standaardpakket. Soms moet er echter nog meer gebeuren om de software geschikt te maken voor uw organisatie. Een aanpassing kan een kwestie van configureren zijn, maar ook aanvullende maatwerksoftware (duurder) is soms noodzakelijk. Kies voor een softwareversie die al leverbaar is. Een aanschaf gebaseerd op ‘wat nog komen gaat’ is niet verstandig.Bij losse pakketten hoeft de leverancier niet de producent van de boelhoudsoftware te zijn. Soms zijn er meerdere leveranciers en kunt u ook daaruit de beste kiezen. Naast de levering van het administratie pakket is de leverancier verantwoordelijk voor de after sales service. Vraag altijd om referenties en trek deze na. Meestal leveren deze u waardevolle informatie op.
Leverancier van maatwerksoftware
Voor bijzondere administratieve applicaties kan het zijn dat er geen passende standaardoplossing voorhanden is. Een speciaal voor u ontwikkelde softwareoplossing is dan nodig. De kosten hiervan liggen vaak hoger dan van standaardoplossingen. Van de maatwerkleverancier mag u verlangen dat deze uw branche kent en kennis heeft van uw administratieve processen.
Implementatie consultants
Implementatie consultants laten de geselecteerde administratie software functioneren zoals u dat wenst. Zij realiseren de technische implementatie. De implementatie consultant hoeft zeker niet altijd aan de softwareleverancier verbonden te zijn. Voordeel van een consultant van de leverancier is dat deze alle kennis heeft van de financiële software en vanzelfsprekend thuis is in alles wat met de implementatie en het gebruik daarvan te maken heeft. Onafhankelijke implementatie consultants zijn meestal gespecialiseerd in meerdere softwarepakketten.
System integrators
System integrators richten zich op de integratie van administratie software in de bestaande hard- en softwarestructuur. Zij realiseren de koppelingen met logistieke, ERP of CRM systemen. Hoe complexer de automatiseringsstructuur van uw organisatie, des te groter is de noodzaak om van deze specialisten gebruik te maken.
Accountant
Uw accountant is een goede raadsman. Hoewel administratie software niet zijn specialisme is, is het inrichten van de administratie dat wel. Beschouw uw accountant daarom als ervaringsdeskundige. Deze ziet en hoort veel van financiële software bij zijn klanten. En heeft uw accountant zich niet op een of andere manier verbonden aan een bepaald administratiepakket, dan kunt u zijn tips en adviezen ter harte nemen. Laat uw eisen- en wensenlijst zien. Uw accountant voegt er allicht iets zinnigs aan toe.
De bovenstaande informatie is onderdeel van het Handboek Softwareselectie. Leidraad voor het vinden, vergelijken en selecteren van boekhoudsoftware. Dit gratis boek is los of als onderdeel van het informatiepakket financiële software aan te vragen.