Waarom nieuwe administratie software
Nieuwe administratie software betekent altijd een overgangsperiode, onzekerheid over het resultaat, extra kosten en veel zorgen als het even niet loopt zoals u gehoopt had. Waar doet u het voor? Welke argumenten gelden voor u?
Nieuwe functionaliteit
Dit is de meest voor de hand liggende reden: u wilt iets dat voorheen niet mogelijk was of niet naar tevredenheid realiseerbaar was. Om daar achter te komen, moet u een grondige analyse maken van hoe administratieve processen nu georganiseerd zijn en wat u zou willen. Uw eisen- en wensenlijst geeft de nieuwe functionaliteit weer. Soms kunt u volstaan met het uitbreiden van uw huidige financiële software. Maar om er zeker van te zijn dat u kiest voor een oplossing waarmee u weer jaren vooruit kunt, kan de aanschaf van volledig nieuwe administratie software een betere optie zijn.
Meer managementinformatie
De financiële administratie heeft alles te maken met het beheer van uw onderneming. U kunt nog zoveel klanten hebben, u kunt nog zo’n goed product leveren, de cijfers vertellen uiteindelijk of uw onderneming succesvol is en bestaansrecht heeft. Een goed financieel beheer is een voorwaarde voor dat succes, administratie software een hulpmiddel bij dat beheer. Hoe meer inzicht u heeft en houdt in de financiële situatie van uw onderneming, des te beter bent u in staat om in te grijpen en bij te sturen als de ontwikkelingen niet gunstig zijn. Meer en betrouwbare managementinformatie geeft u de mogelijkheid om een betere controle te krijgen en te houden op uw onderneming.
Hogere snelheid
Software ontwikkelt zich snel, ook administratie software. Nieuwe software leveranciers betreden de markt en nieuwe producten zien het levenslicht. Bestaande producten worden verbeterd. Telkens weer kan het gebruikersvriendelijker, geavanceerder én sneller. Snellere databases en snellere internetverbindingen zorgen voor een snellere toegang tot uw gegevens, snellere navigatie maakt informatie sneller vindbaar en snellere hardware zorgt voor hoge verwerkingssnelheden. Roept uw huidige boekhoudsoftware wel eens irritaties op bij de mensen die er dagelijks mee moeten werken? Dan is dat nu een mooie aanleiding om over nieuwe administratie software na te denken.
Betere integratie
Afhankelijk van de mate van automatisering binnen uw organisatie kunt u veel bedrijfsfuncties ondersteunen met software. Zoals uw logistieke proces, uw productieproces of uw verkoop- en marketingactiviteiten. Het kan zijn dat uw huidige administratie software niet meer optimaal functioneert in combinatie met uw logistieke pakket of CRM software. U zult dan moeten kiezen voor nieuwe software. Bijvoorbeeld voor een separaat softwarepakket dat prima samenwerkt met uw overige software. Of juist voor de administratieve module van het geïntegreerde pakket waarvan u al gebruik maakt.
Meer capaciteit
Dreigt u boven het maximum aantal gebruikers van uw huidige boekhoudpakket uit te komen, dan staat u voor de keuze. Doorgaan met het bestaande pakket en daarvoor nieuwe softwarelicenties aanschaffen. Of direct een ommezwaai maken naar een nieuwe, verbeterde softwareoplossing.
Nieuwe hardware
Als bestaande hardware niet meer overweg kan met uw ‘oude’ administratie software, is de keuze snel gemaakt. U moet!
De accountant zegt…
Bij kleinere administraties is het vaak de accountant die begint over de aanschaf van nieuwe financiële software. Neem zijn wijze raad ter harte en sta open voor zijn advies.